Yleistä  

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset tai muut sopimusvelvoitteemme ja hoitaaksemme velvollisuutemme työnantajana sekä yhteistyökumppanina. Henkilötietojasi käsitellään noudattaen tietosuojalainsäädäntöä ja tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä perusperiaatteita sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa varmistaaksemme, ettei yksityisyytesi vaarannu – kuten mm. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR), Tietosuojalaki (1050/2018), Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014) ja Työelämän tietosuojalaki (759/2004) edellyttävät.  

Kumppaneidemme kanssa meillä on voimassa olevat yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset sopimukset. Niiden mukaisesti olemme saaneet henkilötietojen käsittelijöiltä riittävät takeet siitä, että niiden suorittama henkilötietojen käsittely täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset.  

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä  

4Safe Oy toimii rekisterinpitäjänä ja henkilötietojen käsittelijänä.   

4Safe Oy  
Y-tunnus: 1031739-4  
Osoite: Martinkyläntie 67, 01720 Vantaa  
Kotipaikka: Vantaa  

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:  

Antti Karjalainen, Toimitusjohtaja  
Martinkyläntie 67  
01720 Vantaa  
privacy@4safe.fi 

Mitä henkilötietoja keräämme ja miten?  

Asiakkaat: 

• Asiakassuhteen valmistelun ja ylläpidon kannalta tarpeelliset tiedot, kuten nimi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), laskutus- ja maksutiedot, tilaustiedot, tiedot tapaamisista, yhteydenotoista ja neuvotteluista, titteli, asiointikieli, mahdolliset suoramarkkinointiluvat / -kiellot 

Vierailijat: 

• Tapaamisiin ja neuvotteluihin liittyvät tiedot, kameravalvonnan tiedot 

Internet-sivut: 

• Yhteydenotto-lomakkeelle täytetyt tiedot 

Työntekijät: 

• Työsuhteen kannalta oleelliset tiedot, kameravalvonta  

Työnhakijat: 

• Työnhaun kannalta oleelliset tiedot 

Miten keräämme tietoja: 

• Keräämme tietoja kameravalvonnan lisäksi vain rekisteröidyltä itseltään. Pyydämme rekisteröidyltä tietoja vain sen verran, kuin on tarpeen palvelujemme käyttämiseksi.  
• Rekisteröity voi antaa tietonsa meille mm.  

• Olemalla meihin yhteydessä puhelimitse, sähköpostitse tai muulla tavoin 
• Täyttämällä osoitteessa www.4safe.fi (meidän sivustossamme) lomakkeita, jollainen on esimerkiksi Jätä yhteydenottopyyntö -lomake 
• Ostamalla meiltä palveluita 

Kameravalvonta: 

 4Safe Oy:n toimitiloissa ja sen ulkoalueilla suoritetaan kameravalvontaa ja kameravalvonnan tallenteet muodostavat oman henkilötietorekisterinsä.  

• Tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste 

• Käsittelemme kameravalvonnasta saatuja henkilötietoja oikeutetun edun laillisuusperusteella. Suoritamme kameravalvontaa toimitiloissamme turvallisuuden ylläpitämiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä koulutus-, tutkimus- ja esittelytarkoituksissa.  

• Kerättävät tiedot:  

• Kamerajärjestelmämme tallentaa vain kuvamateriaalia. Kuvatallenteeseen tallentuu tunnistettavissa olevia henkilökuvia sekä ajoneuvojen rekisteritunnuksia.  

• Säilytysaika: 

• Kamerajärjestelmämme tallenteet säilyvät 30 päivää, ellei mahdollisen oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen taikka muu rikos-, väärinkäytös-, vahinko- tai onnettomuustilanteiden selvittäminen edellytä pidempää säilytysaikaa. 

• Henkilötietojen käsittely ja luovutus kolmansille osapuolille 

• Kameravalvonnan tallenteita käsittelevät vain 4Safe Oy:n henkilökuntaan kuuluvat  
• Esittelytarkoituksissa voimme näyttää kameravalvonnan tallenteita asiakkaillemme, mutta tällöin käsittelemme vain tallenteita, joissa ei näy tunnistettavissa olevia henkilöitä 
• Tietoja luovutetaan vain viranomaisille rikosten selvittämiseksi 

• Tietojen siirto kolmansiin maihin:  

• Kameravalvonnasta muodostuneita henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle 

Henkilötietojen käsittelyn peruste  

Käsittelemme henkilötietoja silloin kun:  

• Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai tätä ennen tarpeellisten toimenpiteiden suorittamiseksi 

• Asiakkuussuhteet, niiden valmistelu ja ylläpito 
• Työsopimukset 

• Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi 

• Työsuhteisiin liittyvät velvoitteet 
• Viranomaisten avustaminen 

• Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujen kannalta 

• Markkinointi 
• Omaisuuden suojaaminen (kameravalvonta) 
• Turvallisuuden ylläpitäminen (kameravalvonta) 
• Tuotekehitys 
• Koulutus, tutkimus ja esittely 

• Rekisteröity on antanut suostumuksensa 

• Esimerkiksi yhteydenottopyyntö 

Rekisteröidyn oikeudet  

Tietosuoja-asetuksen mukaisen oikeuden nojalla sinulla on  

• oikeus saada tiedot sinua koskevista henkilötiedoista. Tarvittaessa voimme pyytää sinulta lisätietoja, jotta voimme vahvistaa henkilöllisyytesi. Jos esität oikeutta koskevan pyynnön sähköisesti, niin toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa. Lähtökohtaisesti pyyntöjen toteuttaminen on maksutonta, mutta voimme tietyin edellytyksin periä sinulta pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamista pyydettyä toimea.  

• Sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa milloin tahansa ja henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella silloin kun käsittelemme tietojasi oikeutettuun etuun perustuen.  
• Oikeus vaatia meitä oikaisemaan virheelliset tietosi ilman aiheetonta viivytystä. 
• Oikeus vaatia meitä poistamaan hallussamme olevat tietosi, kun meillä ei enää ole tarvetta tai laillista perustetta säilyttää niitä, koska niitä ei enää tarvita, jotta voisit käyttää palvelujamme, tai koska olet peruuttanut antamasi luvan niiden käsittelyyn. 
• Oikeus vastustaa sitä, että käsittelemme tietojasi, mikäli käsittelylle ei ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä  
• Oikeus pyytää meitä antamaan tietosi siirrettävässä muodossa tai, mikäli se on teknisesti mahdollista, siirtämään tiedot toiselle taholle, sillä edellytyksellä, että tämä ei johda muiden henkilöiden tietojen paljastumiseen. 
• Oikeus pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. 

Kun käsittelemme tietojasi suostumuksellasi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Ennen suostumuksesi peruutusta tehdyt käsittelytoimet pysyvät lainmukaisina. 

Henkilötietojen säilytys ja poisto 

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, jonka jälkeen henkilötietosi poistetaan.  

• Kameravalvonta 30pv 
• Työsuhteeseen liittyvät tiedot 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen 
• Työnhakuun liittyvät tiedot 2 vuotta työnhaun päättymisen jälkeen 
• Asiakassuhteisiin liittyvät tiedot 5 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen 

Kameravalvonnan tietoja säilytetään järjestelmän omassa muistissa sekä pilvipalvelussa. Molemmat ovat suojattuja, eikä niihin ole pääsyä muilla kuin 4Safe Oy:n henkilökunnalla tarpeellisin osin. Fyysiset tallentimet säilytetään lukitussa ja murtohälyttimellä suojatussa tilassa. 

Muut henkilötietorekisterit säilytetään 4Safe Oy:n tiloissa sekä sähköisessä muodossa 4Safe Oy:n verkkoympäristössä, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä. 

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietojen siirtäminen  

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti EU:n ja ETA:n sisällä. Noudatamme kaikissa EU:n sisäisissä ja myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuvissa siirroissa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) ja tietosuojalainsäädännön asettamia velvoitteita.  

Tämä ilmoitus voi muuttua ajan myötä. Mahdolliset muutokset päivitetään verkkosivustoomme, minkä jälkeen ne ovat voimassa. Lue tämä ilmoitus aina, kun käytät sivustoamme tai palvelujamme. 

Tietosuojaa ja rekisteröityjä koskevat yhteydenotot privacy@4safe.fi